当您需要随时待命时，如何集中精力并保持高效

您无法无视会议和电子邮件、戴上耳机、不受干扰地工作，只要您愿意，即使这些是您真正需要的时间。把事情做完。干扰是真实存在的，它们是我们工作日的一部分，而且不会消失。那么，当您需要查看收件箱或在工作时保持 IM 打开时，如何保持工作效率呢？

问题：分心是你工作的一部分

在我的上一份工作中，我无法只在需要时才查看电子邮件。我一走进去，人们就会问我是否收到前一天晚上的电子邮件，如果我在几分钟内没有回复电子邮件或即时消息（尤其是紧急情况），我可能会看到有人站在我的门口。办公桌询问此事。我敢打赌，你的工作很相似：你可能不能只是告诉你的老板“抱歉，我每天只检查两次电子邮件。”

慢慢填满的收件箱、分散注意力的即时消息、在你尝试工作时安排的会议——这些对我们大多数人来说都是生活中的事实，虽然我们经常讨论如何消除干扰，但对我们许多人来说，这些干扰是我们的工作。不过，一切并没有失去！您可以控制这些干扰，这样您就可以集中精力完成工作，而不会在每次有人给您发即时消息时感到沮丧，或者每次收到新消息时都不会跳到您的电子邮件中。在这篇文章中，我们将讨论如何做到这一点。拍摄者泰杰。

那么，当您需要全天关注收件箱并通过 IM 联系时，您该如何控制呢？简而言之：你需要开始按照自己的方式工作，但要学会在你可以逃脱的事情和你的同事（更重要的是你的老板）不允许的事情之间走好界限。不要告诉你的老板你“只在上午 10 点、下午 2 点和下午 4 点检查电子邮件”，只需将你的邮件客户端设置为每 90 分钟而不是每 5 分钟检查一次新邮件，然后看看它是如何工作的。因错过电子邮件而被叫醒？将时间恢复到 60 分钟。看看我们要去哪里？让我们深入了解一下。

让您的分散注意力的收件箱、即时消息和电话处于自动驾驶状态

您的电子邮件、公司即时消息和手机可能都是您工作中最大的干扰来源，但当它们开始响起和发出嘟嘟声时，您总是希望您做出回应。但这并不意味着你必须成为它的奴隶。这就是我们的意思：

让您的电子邮件处于自动驾驶状态：在您可以放心地停止每隔几分钟检查一次电子邮件之前，您需要确保不会错过任何重要的事情。

使用自动保持收件箱清洁的工具。例如：展开我自动收集新闻通讯和订阅，将它们汇总成一份每日新闻通讯，然后让您选择将哪些新闻通讯发送到您的收件箱。回旋镖是用于安排和延迟消息直到您需要查看它们等等。它也适用于 Outlook，因此，如果您的办公室不使用 Gmail 或 Google 帐户，您仍然可以获得其收件箱清理的好处。
使用过滤器和规则为您完成繁重的工作。无论是 Gmail、Outlook 还是其他工具，将邮件从收件箱直接路由到最终需要的位置可以节省时间，并让您在收到新邮件时减少跳转的理由。您还可以将老板发来的电子邮件设置为自动标记为紧急，使用，甚至所以你不必记住。
获取系统。特殊工具并不是万能的。最强大的收件箱清理工具就是你。把这些待办事项变成你实际使用的东西，即使它是笔和纸，并将你的消息归档，这样你的收件箱就可以花更少的时间和精力来查看。我们是以下粉丝文件夹数量：它就像一个魔咒，可以让您的收件箱保持清空，即使您只是在四处移动东西。

减少检查邮件的频率：就像我提到的，在我的上一份工作中，捕捉到重要信息与错过重要信息通常是领先或绝望落后的区别。如果您无法每隔几个小时检查一次电子邮件，请尝试将其设置为每小时检查一次。如果这对您不起作用，请将其设置为每半小时一次。找到一个适合你的平衡点——关闭自动通知并不意味着你必须放弃“办公室最快回复”的头衔——相信我，多年来我就是那个人。

重点不是停止接收电子邮件，只是为了，并选择您知道两次检查之间可以进行的最短时间。这样您就知道在收到新消息之间您可以平静地工作多长时间。当干扰被安排好、计划好并且按照您的方式进行时，它们就不再是干扰。您仍然可以享受近乎实时的电子邮件的便利，而不会听到“叮！”的声音。每 30 秒一次。

培训您的同事理解并尊重离开消息：过去，离开消息是您告诉朋友您在哪里或在做什么的最丰富的信息方式。即使您不在社交场合使用 IM，也请将这些原则带入办公室。不要只是给自己贴上“离开”的标签，而是选择“自定义”，并让你的同事知道“低头工作——将在 30 分钟内回复即时消息。如果紧急，请致电。” 或“出去吃午饭，下午 2 点回来。” 使用您的即时消息状态作为主动通信工具 - 它可能不会阻止您的同事向您发送消息，但随着时间的推移，在您的自动回复和通过与他们交谈来强调这一点之间，他们会明白您的状态消息是为了他们的利益。

保持手机安静但在视线范围内，减少手机的干扰：令人惊讶的是，您对桌面电话的控制能力非常有限，毕竟，当有人打电话给您时，他们实际上是在说“我现在需要您注意”，因此拔掉电话是一个坏主意。我使用的一个技巧是移动手机，以便在使用计算机时可以从我的视野中看到闪烁的呼叫指示灯和来电显示，然后关闭铃声。这样，我就不会被刺耳的电话声吓到或感到震惊，当红灯开始闪烁时，我可以瞥一眼它，而无需将手指从键盘上移开并决定是否接听。即使我没有接听但想给对方回电话，我也会在桌面上打开的文本文件中做笔记，以便给他们回电话并返回手头的任务。

这同样适用于您的智能手机。如果可以的话，将其停靠在您可以看到的地方，并且所以这也不是一种干扰。我喜欢在工作时关闭声音，但如果您需要声音提示，请尝试以获得更柔和的通知声音。

通过安排一切为您的日历添加订单

你不必降低到但当我们说“安排好一切”时，我们的意思是安排你的工作时间、你的午餐、你的休息时间以及你想用时间做的一切。日历上唯一实际的“空闲”时间应该是您实际可以打电话和开会的时间，即未分配给特定事物的时间。即便如此，一旦发生，你就应该安排它。

当我担任项目经理时，我每天都要开会。更糟糕的是，我负责安排其中的大部分。我很快就了解到，我唯一能真正告诉别人我“没空”的时间是我日历上被封锁的时间（即使那样，他们也会忽略它，但这完全是另一个问题。）所以我开始——或者是我低着头想让每个人都知道我很忙的时候。然后我开始这样人们就会知道我什么时候不在以及什么时候回来。有时这些约会是私人的（但仍然在日历上被屏蔽），但他们传达了信息。不过要灵活一些——有时，如果这是其他人唯一可以开会的时间，你就不得不让某人占用你的工作时间。当您准备好进行下一步时，请考虑根据当天需要完成的事情来“进”或“出”。

最后，让你的日历为你服务，而不是对你不利。回旋镖日历是它会根据您的电子邮件自动填写您的约会地点、参加者和时间，并让您从收件箱中查看您在特定时间是否有空。不再需要在日历和收件箱之间切换来检查日程安排。

照顾好自己，控制环境，并教导同事礼仪

对于我们许多人来说，我们的办公环境是我们最无法控制的。然而，你能控制的是你自己的情绪、你的健康以及你自己在办公室的行为。以下是解决身体问题的方法：

照顾好你自己：记住，你只有一个你，但对于你的公司来说，你是一种资源。你可能会受到重视，但如果你明天摔倒了，他们会找人接替你的工作。认真对待您的健康。保证充足的睡眠，进行一些锻炼，并吃得好。当你的精神和身体状况良好时，你会更好地处理干扰，你会更灵活，更愿意切换任务，你的工作效率也会更高。不要低估良好的睡眠对精神的好处以及运动对情绪的好处。
升级您的办公桌或隔间：即使您的办公室没有可以关上门以隔绝干扰的办公室，您仍然可以调整办公桌以使其更易于处理。如果可以的话，面向工作区的入口，或者至少侧向工作区，这样你就可以看到人们走过来。投资一个监控镜或者将您的手机或平板电脑设置为打开摄像头，这样您就可以看到谁在您身后。添加一些植物，如果没有其他原因，只是为了改善你的心情。

让自己集中注意力: 我是一个坚定的支持者在办公室，同时，我认为当有人需要你的注意时，注意一下就可以很容易地缓解这种情况。给自己时间和工具来专注于必须做的事情 - 如果这意味着戴上耳机并忽略电话，那就去做吧！拍摄者杰米3。

培训你的同事: 请记住，我们都是成年人。如果某人是一个可怕的干扰者，比如他们经常休息，而这些休息时间恰好是在你努力工作时在你的办公桌旁，那么就，或者用它作为自己休息的借口。如果您的同事在您忙碌时打扰您，请告诉他们。不要让他们关闭——你不想让你的生产力方法高高在上（这是让你的职业生涯陷入死胡同的最快方法）。相反，要保持灵活性，让你的同事知道你正在为他们提供工具为了更好地与您合作——他们只需要看看它们。
腾出时间回顾：最后，当您在办公室时（或者更糟糕的是，当您不在办公室时）始终保持在线状态可能会让您很难退后一步看清全局。确保至少抽出一些时间来重新了解自己正在做什么以及为什么这样做，而不是仅仅忙着做事情。我发现但无论你怎么做，都必须保持头脑清醒，排除重要工作中的干扰。